برای ساختن یک سیستم که بدرستی خواسته های مشتریان را در برگیرد، تیم پروژه باد اول مساله را برای حل شدن توسط سیستم تعریف کند سپس تیم باید ذینفع ها را با توجه به نیازهای کاربر و نیازهای کاری که استخراج شده اند ، توصیف شده اند و الویت بندی شده اند معین کند . از این مجموعه از انتظارات با نیازهای سطح بالا ، یک مجموعه از خصوصیات سیستم یا محصول باید مورد توافق واقع شود.

خواسته های نرم افزاری باید به شکلی نوشته شوند که بوسیله هر دوی مشتری و تیم توسعه دهنده قابل درک باشند. می توان از زبان مشتری برای توصیف آن خواسته های نرم افزاری استفاده کرد که به تبع نسبت به درک و توافق آنها موثرتر خواهد بود.

خواسته های نرم افزاری سپس به صورت ورودی برای مشخصات طراحی سیستم استفاده می شوند . به همان خوبی که برای طرحها و روالهای آزمایش مورد نیاز هستند برای پیاده سازی و بررسی صحت نیز استفاده میشوند. همچنین خواسته هاس نرم افزاری باید طراحی و برنامه ریزی مستندات جهت تعلیم کاربر ابتدایی را نیز مهیا کنند.

برای سهولت بخشیدن به مسائل بهره وری بیشتر مربوط به مدیریت خواسته ها ، تیم پروژه باید موارد زیر را در نظر داشته باشند و آنها را رعایت کنند:

1- روی یک مجموعه لغات عمومی برای پروژه توافق داشته باشند.

2- استراتژی توسعه یک سیستم در قالب چشم اندازی از سیستم به همراه ویژگیهای آن

3- استخراج نیازهای ذینفعها در حداقل پنج فضای مهم زیر :

وظیفه مندی ، قابلیت استفاده ، قابلیت اطمینان ، کارایی و قابلیت حمایت

4- تعیین انواع خواسته های مورد استفاده

5- انتخاب صفات و ارزشهایی برای هر نوع از خواسته ها

6- انتخاب قالبهایی که خواسته ها در آنها تشریح شده اند

7- معین کردن اعضای تیم که می توانند تهیه کنندگان یا در واقع کسانی هستند که یک یا بیشتر نوع از خواسته ها را بتوانند مشاهده کنند

8- تصمیم گیری اینکه چه مکانیزم ردیابی مورد نیاز است.

9- بنا نهادن یک رویه برای ارضاء هدف ، بررسی و انجام تغییرات برای خواسته ها

10- توسعه یک مکانیزم برای حفظ ردیابی سابقه خواسته ها

11- ایجاد گزارشهای حالت و وضعیت ÷یشرفت برای اعضاء تیم و مدیریت

این فعالیتهای ضروری مدیریت خواسته ها مستقل از صنعت و نوع کسب و کار ، متدولوژی توسعه یا ابزارهای حامی خواسته ها هستند. همچنین آنها قابل انعطاف هستند، چنانچه مدیریت خواسته ها کارائی را در محیطهای توسعه برنامه های کاربردی خیلی سریع و قابل اندازه گیری می سازد.